This site uses cookies. By continuing to use this site you agree to our use of cookies in accordance with our Cookie Policy, Close

XIII. SJEZD PSYCHIATRICKÉ SPOLEČNOSTI ČLS JEP

4. 10. - 30. 11. 2020, VIRTUÁLNÍ KONFERENCE


menu

Sponzoring účastníků


Možnosti prezentace:

Vážení obchodní partneři, děkujeme za Váš zájem o tuto akci. Informace o možnostech prezentace Vašich firem, produktů či služeb naleznete v nabídkovém listě, který Vám velmi rádi zašleme. Neváhejte nás kontaktovat e-mailem na martin.horna@mhconsulting.cz, nebo na tel: + 731 00 66 20. Byli bychom rádi, abyste tuto nabídku vnímali jako možnost spolupráce a nikoli jako její bariéru v případě, že nepokrývá veškeré Vaše požadavky. Budeme vděční za Vaše dotazy či komentáře a pokusíme se Vám vyjít vstříc tak, abyste byli zcela spokojeni.


Registrace účastníků a jejich sponzoring:

Přejete-li si uhradit náklady spojené s účastí na této akci za některého z Vašich klientů, přečtěte si nejprve podmínky níže a postupujte následovně:

1) Kliknutím na tlačítko" Sponzoring účastníků" si založte účet a přiložte scan podepsaného prohlášení v PDF, že jste kompetentní osobou za Vaši společnost v těchto záležitostech konat a uzavírat objednávky. Prohlášení naleznete ZDE. Tím Vám zřídíme přístup do systému, kde uvidíte, kdo je již zaregistrovaný a jaké služby si objednal.  

2) Služby, které budete chtít sponzorovat si přidáte do svého “nákupního košíku”. Služby v košíku nejsou do doby stisknutí tlačítka "závazně objednat" závaznou objednávkou a můžete je libovolně přidávat resp. mazat. Pokud není sponzoring závazně objednán po uvedeném datu, úhradu budeme požadovat přímo po účastníkovi a k jeho registraci přistupujeme, jako by sponzora příslibeneho vůbec neměl. 

3) Sponzoring je přislíben až v momentě odeslání závazně objednávky. Závazně objednané položky již nelze z Vašeho online rozharní upravovat. Do uvedeného data lze na žádost příslib sponzoringu bezplatně stornovat, ale po termínu bude objednávka považována za závaznou se 100% stornopoplatkem. Závazně objednané služby po uvedeném termínu nelze stornovat a musí být sponzorem uhrazeny v plné výši, bez ohledu na to, bude-li služba nakonec reálně čerpána či nikoliv. Přislíbený sponzoring není možné převádět na jiného účastníka akce.


4) Pokud potřebujete sponzoring rozdělit na více faktur, tak to není problém.  Položky finální objednávky si můžete rozdělit do několika rozpisů, které budou tvořit přílohy finálních faktur. Každé části rozpisu můžete i přiřadit číslo Vaší objednávky, které se poté propíše i na finální fakturu.


Upozornění:

- Neprovádějte registraci za účastníky prostřednictvím online formuláře! - Každý náš klient má založen vlastní účet, na své jméno a heslo. Pouze služby, které si účastník sám zvolí, lze sponzorovat. 

- Neprovádíme předběžné rezervace ubytování pro účastníky akce. Předem lze rezervovat pouze ubytování pro firemní reprezentanty, jelikož se jedná o reálnou objednávku.

 

Registrace firemních reprezentantů:

- Firemním reprezentantům je umožněn vstup pouze za předpokadu, že společnost, kterou zastupují, se na akci účastní jako sponzor. Registrace reprezentantů a rezervace jejich ubytování je prováděna prostřednictvím nabídkového listu s objednávkou výstavní plochy resp. jinou formou sponzorství, nikoliv prostřednictvím online formuláře.

Na veškeré Vaše dotazy Vám velmi rádi odpovíme, neváhejte nás kontaktovat viz záložka kontakty.


FAQ:

Proč se musí každý registrovat sám?

Děláme naše maximum pro zajištění hladkého průběhu akcí, maximálního komfortu účastníků a stravu v dostatečném množství a výborné kvalitě. Ruku v ruce s tím se též snažíme optimalizovat náklady, neplýtvat jídlem a šetřit čas zainteresovaných stran. To vše v souladu s našim právním systémem a jeho mantinely.

Vycházíme proto z logické úvahy, že každý účastník akce ví nejlépe sám, jaké služby si přeje objednat, kdy přijede a odjede, jak si přeje být ubytován. Pokud se o jeho registraci stará někdo jiný (např. agentura), nedisponuje všemi vstupy a stejně se na ně musí zeptat účastníka, takže žádná úspora času se nekoná, ba naopak. Vzniká prostor pro nepřesnosti, komunikační šumy a to ani nemluvě o situacích, kdy se o jednoho účastníka začne “starat” více agentur. Často pak na registraci stojí překvapený účastník, který netuší, co mu kdo objednal, že něco objednáno nemá i když měl mít a podobně. Tedy situace, o kterou nestojíme.

Argument, že agentura sama účastníky zaregistruje a tím pro ně udělá servis, díky výše uvedenému padá a je reálně kontraproduktivní. Tvrzení, že pokud klienta nezaregistruje sama agentura, tak klient nepojede nerozporujeme a bereme ho jako fakt. Kdo má zájem, bude srdečně vítán. Respektování pravidel organizátora patří k podmínkám účasti na akci. I VIP musí na letišti ukázat pas a projít kontrolou. 

Agentury bereme za důležité články systému a spolupráci s nimi podporujeme a vážíme si jí. Role agentury je z našeho pohledu jasná. Musí pro svého klienta, tedy finálního sponzora, přefakturovat služby z účetních, strategických či legislativních důvodů a za to ji náleží provize. Provádět ale zmíněný “servis klientům” systému nakonec často více škodí, než pomáhá. Z našeho pohledu nemá agentura právo rozhodovat za účastníka, jakou službu si účastník objedná, pouze mu nepotvrdí sponzoring konkrétní položky. Tu si účastník uhradí sám ze svého.

Role sponzora je též jasná. Přeje si za účastníka uhradit konkrétní služby a často má svá omezení, které služby smí a které nesmí sponzorovat. Z našeho pohledu nemá právo rozhodovat za účastníka, jakou službu si účastník objedná, pouze mu nepotvrdí sponzoring konkrétní položky. Tu si účastník uhradí sám ze svého.
 

Nejjednoduší tedy pro všechny je, když se klient zaregistruje sám a ostatní strany, tedy sponzoři a agentury mezi sebou zprocesují pouze finanční stánku věci.
 

Existuje ještě spousta dalších důvodů, proč. Pro představu ještě uvádíme například:

- GDPR a smluvní ujednání - každý kdo se u nás registruje, nám dává svolení se zpracováním osobních údajů, má možnost nahrát příspěvek k aktivní účasti, dává nám souhlas s obesíláním e-mailem, souhlas/nesouhlas s publikací přednášky. Toto nemůže být bez plné moci řešeno třetí stranou.

- Účet uživatele: Elektronickou vstupenku, instrukce, certifikáty o účasti, online hlasování, daňové doklady a další informace naleznou uživatelé pouze ve svém účtu po přihlášení na našich stránkách. Usilujeme o maximální uživatelský komfort a hladký průběh odbavení klientů. Pokud je registrace zajištěna třetí stranou, často o tom konečný uživatel není informován a taková situace jde přesně proti našemu snažení.

- Preference: Každý ví sám nejlépe, co si přeje. Některé agentury nesmí hradit poplatky za některé služby a proto je v registraci účastníkovi ani neobjednají. To často neodráží reálné požadavky klienta. 

- Maximální informovanost a omezení komunikačních šumů: Co si kdo během online registrace navolí, to má. Odpadnou tak zbytečné dohady a problémy s klienty na místě.

- Ručení za objednané služby: klient který si objedná službu si za ni finančně ručí. Pokud sponzor odřekne podporu, hradí si ji klient sám. Nehrozí tak argument klienta, že si nic neobjednal a hradit proto také nebude.      

Doufáme, že na tyto pravidla nebudete nahlížet jako překážku Vašemu podnikání, ale jako na efektivní systém, který vede ke spokojenosti všech zúčastněných stran. To je naším cílem.

 

Závazné obchodní podmínky

  1. Všechny objednávky související s účastí a prezentací na akci musí být závazně potvrzeny nejpozději do 14ti dnů před akcí.
  2. Vyúčtování a fakturace závazně potvrzených objednávek (dále jen „závazná objednávka“) provede organizátor tak, aby nejméně 75% celkové ceny každé závazné objednávky (včetně DPH) bylo uhrazeno do 14ti dnů před samotným začátkem akce, formou zálohy (předplatby). Neuhrazení zálohy (předplatby) je důvodem pro jednostranné zrušení závazné objednávky bez náhrady. Jedná se o neopominutelné Závazné pravidlo pořadatele.
  3. Obvyklá lhůta pro splatnost faktur v ČR je 14 dnů.  Požaduje-li objednatel, dle vlastních individuálních pravidel delší lhůtu pro splatnost fakturované ceny za objednané služby, musí tomu přizpůsobit termín závazné objednávky, dle odst. 3. těchto Závazných pravidel.
  4. Vyúčtování a fakturaci konečné ceny závazné objednávky provede organizátor bezodkladně po skončení akce.
  5. V případě prodlení s úhradou konečné ceny je organizátor povinen účtovat dlužníkovi poplatek z prodlení ve výši 0,05% neuhrazené částky za každý den prodlení.
  6. Prodlení s úhradou konečné ceny delší 60 dnů je důvodem pro jednostranné zrušení objednávek účasti dlužníka na jiných odborných akcích pořadatele.
  7. Všechny platby, uskutečněné podle těchto Závazných pravidel pořadatele, musí být provedeny bankovním převodem.
  8. V souladu s Etickým kodexem AIFP, právními a etickými pravidly a závaznými obchodními a platebními pravidly pořadatele mohou být finanční prostředky poskytnuté partnerem nebo sponzorem akce použité výhradně na organizaci a přípravu odborného programu sjezdu a jeho materiální zajištění.
  9. Je nepřípustné, v době konání akce, v místě konání akce zvát registrované účastníky akce na jiné, paralelně nebo separátně organizované či pořádané akce nebo programy. Porušení tohoto pravidla je oprávněným důvodem pro odmítnutí účasti firmy (pořadatele nebo organizátora takovéto akce nebo programu) na jiných odborných akcích pořadatele.
  10. Zruší-li objednatel objednávku nebo její část:
    • do 90 dnů (včetně) před začátkem akce, činí stornovací poplatek 50% z ceny objednané inzerce, reklamy výstavní plochy nebo prezentace;
    • do 60 dnů (včetně) před začátkem akce, činí stornovací poplatek 75% z ceny objednané inzerce, reklamy, výstavní plochy nebo prezentace;
    • do 30 dnů (včetně) před začátkem akce a později, činí stornovací poplatek 100% z ceny objednané inzerce, reklamy, výstavní plochy nebo prezentace.
    • O stornovací poplatek je organizátor oprávněn zkrátit již uhrazenou cenu inzerce, reklamy, výstavní plochy nebo prezentace popřípadě požadovat jeho uhrazení do 14 dní, jakmile se o zrušení objednávky od objednatele dozví.
  1. Organizátor je oprávněn vyloučit z akce objednatele, který ve stanoveném termínu nezaplatí cenu objednané inzerce, reklamy, výstavní plochy nebo prezentace.
  2. O zrušení či nekonání akce z důvodu vyšší moci informuje organizátor bezodkladně objednatele. V den oznámení zanikají veškeré k tomuto dni existující závazky mezi organizátorem a objednatelem bez náhrady. Organizátor je k tomuto dni oprávněn použít na základě řádného vyúčtování příslušnou odpovídající část již uhrazených plateb na úhradu již vynaložených nákladů.
  3. Objednatel resp. vystavující firma se zavazuje, že bude dodržovat všechny pokyny organizátorů akce a bude postupovat v souladu s zákonnými normami, zejména zákony o regulaci reklamy, specifickými požadavky ze strany AIFP resp. MedTech v případě, že jich je objednatel členem a dalšími nařízeními ze strany SÚKLu. Organizátoři nepřebírají finanční ani věcnou odpovědnost za tato porušení.
  4. Objednatel má za povinnost na vlastní náklady pojistit všechny prezentované exponáty. Organizátor nenese odpovědnost za jejich ztrátu či poškození.
  5. Všechny ceny jsou stanovené dohodou a jsou uvedené bez DPH.
  6. Spory vzniklé z právních vztahů založených touto objednávkou se řeší podle právních předpisů ČR.
  7. Sponzoring účastníků je přislíben až v momentě odeslání závazně objednávky prostřednictvím online formuláře. Do uvedeného data, prezentovaného na stránkách akce, lze na žádost příslib sponzoringu bezplatně stornovat, ale po termínu bude objednávka považována za závaznou se 100% stornopoplatkem. Závazně objednané služby po uvedeném termínu nelze stornovat a musí být sponzorem uhrazeny v plné výši, bez ohledu na to, bude-li služba nakonec reálně čerpána či nikoliv. Přislíbený sponzoring není možné převádět na jiného účastníka akce.
  8. Čelková částka za sponzorované účastníky musí být objednatelem uhrazena nejpozději do 14ti dnů před akcí.